ফর্মাল ইমেইল লেখার খুঁটিনাটি

ইমেইল আমাদের একটি অতি পরিচিত মাধ্যম হলেও, ফরমাল ইমেইল লেখার ক্ষেত্রে আমরা ভাষাগত ব্যবহার আদব-কায়দা নিয়ে শঙ্কায় পড়ে যাই। আসুন দেখে নেই এক নজরে ফরমাল ইমেইল রাইটিং এর ব্যাকরণ!

১) অভিবাদন জানানোর উপায়:

* Dear sir/madam -ব্রিটিশ ইংলিশ এর বহুল ব্যবহৃত এবং স্বীকৃত নিয়ম । পরিচিত ব্যক্তির ক্ষেত্রে নির্দিষ্টভাবে স্যার/ ম্যাডাম উল্লেখ করা যেতে পারে।

*Mr./ Ms.-  আমেরিকান ইংলিশে ব্যবহৃত হয়। এই ক্ষেত্রে লক্ষণীয় হচ্ছে Mr./ Ms. এর  পরে উপাধি ব্যবহার করতে হবে। কখনোই সেই ব্যক্তির ডাকনাম ব্যবহার করবেন না। বিশেষ করে মহিলাকে উদ্দেশ্য করে লেখা ইমেইলে তার বৈবাহিক অবস্থা সম্পর্কে না জেনে থাকলে Mr./ Ms. সম্বোধনে ভুল হওয়ার সম্ভাবনা থেকে যায়। অতএব এই ক্ষেত্রে Ms. ব্যবহার করাই ভালো।

2)সম্ভাষণ কিভাবে জানাবেন?

অভিবাদন জানানোর পরে ইমেইল তাকে প্রাণবন্ত করে তোলার ক্ষেত্রে সঠিক সম্ভাষণ খুবই জরুরী |এই ক্ষেত্রে যা লেখা যেতে পারে-

• Our warmest greetings for you and your team!!!!

• Greetings from !!!

• Hope you're doing great!!!

• Hope this finds you well!!!!

সব জায়গার মতো এখানেও বাহুল্য পুরোপুরি ভাবে বর্জন করুন।

3)তথ্য জানানোর ক্ষেত্রে:

ইমেইলের মাধ্যমে কোন তথ্য জানানোর প্রয়োজন হলে হেঁয়ালি পরিহার করে যে সকল বাক্য ব্যবহার করা উচিত তা হল-

* This is to inform you

* Please be informed

*Kindly know that

এক্ষেত্রে "Would like to know" ধরণের শব্দ ব্যবহারে ইমেইলের ভাবমূর্তি নষ্ট হতে পারে।

4) অনুরোধ করার ক্ষেত্রে:

এই ক্ষেত্রে বহুল পরিচিত বাক্যগুলো হচ্ছে-

*Could you please

*I would be very grateful if you could please

*Your cooperation would be very much appreciated

*It would really be helpful

ভুল শব্দচয়ন যেমন-

*You're requested to do that

*Do that till tomorrow

*Would you (any sentence containing would)

এগুলোর ব্যবহার বিশেষভাবে নিরুৎসাহিত করা হয় |

5)অতিরিক্ত তথ্য যাচাই প্রসঙ্গে :

*Could you please

*Kindly explain

*We need further clarification on the matter...

এই বাক্যগুলোর ব্যবহার ইমেইলটির গাম্ভীর্য ধরে রাখে |

6)সমাপ্তি-  ইমেইলটি একটি সুন্দর পরিসমাপ্তির জন্য সাধারণতঃ

Yours faithfully

Yours sincerely

Best regards

Sincerely ব্যবহার করা হয়|  

কিন্তু লক্ষনীয় যে ফর্মাল ইমেইলের ক্ষেত্রে with love, best wishes, thanking you এর ব্যবহার পরিহার্য |

কি করবেন /করবেন না

1.সাধারণত পূর্বপরিচিত কাস্টমার ক্লায়েন্টকে মেইল করার জন্য তার ডাকনাম ব্যবহার করা যেতে পারে |যেমন: মিস্টার মামুন |

2.জারগণ /পরিভাষা ব্যবহার থেকে বিরত থাকুন:

3.খেয়াল রাখবেন আপনার ইমেইলটি আদতে ফর্মাল হলেও তা যেন  ঔদ্ধত্য প্রকাশ না করে|

4.বিনয় প্রকাশ- ইমেইলটি ভাষা সর্বোপরি ভাবমূর্তির মধ্যে আপনার বিনয়ের যথাযথ বহিঃপ্রকাশ প্রতিফলিত হচ্ছে কিনা তার প্রতি বিশেষ মনোযোগী হন|

5.আত্মবিশ্বাস এবং দক্ষতা- ইমেইলের বিষয়বস্তু সম্পর্কে আপনার ধারণা খুবই স্বচ্ছ হওয়া প্রয়োজন ,may be, can be এই ধরনের হেঁয়ালিপূর্ণ শব্দ ব্যবহার থেকে বিরত হন।

এতো গেলো শুধুমাত্র ইমেইল। কর্পোরেট লাইফে কীভাবে নিজেকে আরো ভালোভাবে ইংরেজীতে এক্সপ্রেস করতে পারেন, তা নিয়ে রয়েছে আমাদের Certificate Program in Communicative English for Corporate Professionals কোর্স। https://ostad.app/batch/corporate-english